定義は文書ではなく、人の中にある
顧客がどのチャネルに属するか、リベートをどの月に配分するか。こうした判断が書き残されることはまれです。それを持っていた人が去ると断絶が生まれ、たいてい四半期遅れて表に出ます。
照合と損益分析：シートを突き合わせ、定義を聞いて回る日々から、再計算できる 1 本のラインへ
難しいのは計算ではありません。すり合わせです。シートごとに列の名前が違い、同じ言葉が部門によって違う意味を持ち、昨年の定義は今年の定義ではありません。手作業だと、隙間は記憶で埋められ、記憶は引き継がれません。
01
引き受ける前、どこで詰まっていたか
列が合わなくなり、しかも失敗が静か
書き出しの見出しには余分な空白が入り、語が変わり、順序が入れ替わる。位置で読むとどれにもエラーは出ず、もっともらしい誤った数字が出ます。
ERP に公開 API がない
多くの財務システムは入出力テンプレートしか提供しません。その区間だけ手作業のままになり、ラインはそこで二つに切れます。
02
引き受けたあと、どう回るか
複数の元シートを、御社のディメンションで結合
顧客、チャネル、プロジェクト、全社は、スクリプトに直書きせず設定として持つ御社の帰属ルールに従います。
列は名前で突き合わせ、空白や小さな改名は許容
本当に一致しないときは、列を飛ばして続行するのではなく、止まって確認します。この規律があるのは、別のやり方を痛い目で学んだからです。列を黙って飛ばしてもレポートは整って見え、誤った数字は数か月後に出てきます。
定義は組織ごとに配信——一度変えれば全員に届く
リベートの配分方法、どの勘定がどの指標に入るか、期間の切り方。すべてクラウドの定義プロファイルにあり、誰かのブックの中ではありません。
API のないシステムには、取り込みテンプレートで到達
ERP に API がなければ、その ERP 自身の取り込みテンプレートに沿ってファイルを生成し、人が承認してから入れます。人の関門は残りますが、行を手で埋める作業はなくなります。
結果は、再計算できるスナップショットとして残す
各実行は、入力、使った定義のバージョン、出力を保存します。どの期間でも後から再計算して比較できます。
03
どこで必ず人を待つか
- 一致しない列や、しきい値を超える欠損は、実行を止めて確認します。黙って飛ばすことはありません
- ERP に入れるファイルは、必ず人の承認を待ちます
- 定義の変更は版管理します。何が、誰によって、どの期間から適用されるのか
どう受け入れるか
- すでに手作業で作った期間を、セル単位で突き合わせる
- 別の期間を再計算する。同じ入力なら同じ結果になるはずです
- 元の列に余分な空白を入れ、名前をわざと変える。数字ではなく異常を上げるはずです
04
定義はどこから来るか
06
よくある質問
ERP に API がありません。それでも自動化できますか？
できます。インタフェースがない場合は、その ERP の入出力テンプレートを使います。読み取りは書き出しで、書き込みは生成した取り込みファイルを人が承認してから行います。これは回避策ではなく、手作業の中でもっとも機械的な部分を取り除くものです。
定義はよく変わります。そのたびにコード変更ですか？
いいえ。定義は設定で、クラウドで組織ごとに維持し、次の実行から適用します。変更は版管理され、どの期間から始まったかが分かります。
結果は再計算できますか？ 監査が過程を見たいと言っています。
各実行が入力、定義のバージョン、出力を保存するので、どの期間でも再実行して比較できます。